Le Code de conduite professionnelle et d’éthique (le « Code ») de First Phosphate Corp. (« First Phosphate » ou la « Société ») exige le respect de normes élevées d’éthique professionnelle et personnelle dans la conduite de tous les administrateurs, dirigeants, employés ainsi que consultants et entrepreneurs de la Société (les « Représentants »). Conformément à cet engagement et à l’engagement de la Société en faveur de communications ouvertes, la présente politique (la « Politique ») : (i) offre aux Représentants un moyen de soulever des préoccupations; et (ii) confirme les processus de la Société pour la réception, la conservation et le traitement des plaintes reçues par la Société relativement à ces préoccupations. Le présent Code s’applique à la Société et à chacune de ses filiales, et toute référence à First Phosphate ou à la Société vise la Société et ses filiales.
Il incombe à tous les Représentants de se conformer au Code et de signaler les violations importantes présumées du Code conformément à la présente Politique. La présente Politique vise à couvrir l’une ou l’autre des actions suivantes :
La présente Politique s’applique à tous les Représentants et la réception de la version la plus récente de la présente Politique sera réputée constituer votre acceptation de ses modalités et votre engagement à être lié par celles-ci. La présente Politique est disponible sur le site Web de la Société et est complétée par les autres politiques en vigueur adoptées par la Société ainsi que par les politiques que First Phosphate pourrait adopter de temps à autre.
3. Aucunes représailles
La présente Politique encourage les Représentants à soulever des préoccupations sérieuses au sein de la Société et à en rechercher la résolution, et leur permet de le faire. Aucun Représentant qui signale de bonne foi un Acte répréhensible (y compris tout soupçon de bonne foi d’un Acte répréhensible) ne doit subir de harcèlement, de représailles ou de conséquences défavorables sur son emploi. Un Représentant qui exerce des représailles contre une personne ayant signalé de bonne foi une violation est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement et, éventuellement, de mesures d’application par les autorités réglementaires compétentes.
4. Signalement des violations
La Société suggère aux Représentants de faire part de leurs questions, préoccupations, suggestions ou signalements aux membres appropriés du personnel interne qui peuvent y répondre adéquatement. Dans la plupart des cas, le superviseur ou le principal contact d’affaires d’un Représentant est la personne la mieux placée pour traiter une préoccupation. Toutefois, les Représentants qui ne sont pas à l’aise de s’adresser à leur superviseur ou à leur principal contact d’affaires, ou qui ne sont pas satisfaits de leur réponse, sont encouragés à s’adresser à un membre de la direction avec lequel ils sont à l’aise. Les superviseurs et les gestionnaires sont tenus de signaler les signalements non résolus d’Actes répréhensibles au président du comité d’audit de la Société.
Nonobstant ce qui précède, (i) pour les allégations de fraude, de violations des lois sur les valeurs mobilières ou de préoccupations relatives aux droits de la personne, (ii) si vous avez soulevé des préoccupations auprès du personnel interne approprié mais que vous n’êtes pas satisfait de la réponse, ou (iii) si, pour quelque raison que ce soit, vous n’êtes pas à l’aise de procéder auprès d’un autre membre du personnel interne, vous devez communiquer avec le président du comité d’audit de la Société à whistleblower@firstphosphate.com.
5. Président du comité d’audit
Le président du comité d’audit de la Société est responsable de l’enquête et de la résolution de tous les signalements et allégations d’Actes répréhensibles et, à sa discrétion, doit en informer le chef de la direction, le chef des finances (ou les personnes agissant à ce titre) et/ou le comité d’audit. Le président du comité d’audit de la Société a un accès direct au conseil d’administration et est tenu de faire rapport au comité d’audit au moins trimestriellement au sujet de ces activités de conformité. Le président du comité d’audit de la Société est Laurence W. Zeifman.
Toute personne qui dépose un signalement concernant un Acte répréhensible présumé doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que les renseignements divulgués indiquent qu’un Acte répréhensible a été commis. Toute allégation qui est jugée avoir été faite de façon malveillante ou en sachant qu’elle est fausse sera considérée comme une infraction disciplinaire grave.
7. Confidentialité
Les signalements de violations présumées peuvent être soumis de façon confidentielle par le plaignant ou peuvent être soumis anonymement. Les signalements de violations présumées seront tenus confidentiels par le président du comité d’audit ou, le cas échéant, par le comité d’audit, dans la mesure du possible et conformément à la nécessité de mener une enquête adéquate.
8. Contenu des signalements
Les signalements de violations alléguées devraient être factuels, plutôt que spéculatifs ou conclusifs, et devraient contenir autant de détails que possible afin de permettre une évaluation appropriée. Le signalement devrait exposer clairement tous les renseignements que le Représentant connaît au sujet de la préoccupation alléguée. De plus, la plainte devrait contenir suffisamment de renseignements corroborants pour justifier l’ouverture d’une enquête. Le président du comité d’audit et/ou le comité d’audit peuvent, à leur discrétion raisonnable, décider de ne pas ouvrir d’enquête si une plainte ne contient que des allégations non précisées ou générales d’Actes répréhensibles sans fondement factuel approprié.
9. Traitement des violations signalées
Sur réception d’une plainte alléguant un Acte répréhensible, le président du comité d’audit, ou un membre du comité d’audit désigné par le président du comité d’audit, déterminera s’il existe un fondement raisonnable pour ouvrir une enquête sur la conduite alléguée. Si le président du comité d’audit ou le membre désigné du comité d’audit conclut qu’une enquête est justifiée, cette personne prendra les mesures appropriées pour mettre en œuvre une enquête approfondie sur les allégations. Le comité d’audit aura le pouvoir d’obtenir l’aide de la direction ou des conseillers de First Phosphate, ou de retenir séparément les services d’experts juridiques ou comptables externes ou d’autres tiers, selon ce qu’il juge nécessaire ou souhaitable pour mener l’enquête.
10. Violations signalées des pratiques comptables de la Société, des contrôles internes ou de l’audit
Nonobstant ce qui précède, le comité d’audit au complet traite toute plainte concernant les audits, la comptabilité, l’information financière, les contrôles internes ainsi que les informations connexes, la conformité légale et les autres exigences réglementaires, et le président du comité d’audit doit, dès que possible après avoir pris connaissance qu’une plainte concerne ces questions, porter la plainte à l’attention du comité d’audit. Le président du comité d’audit travaille avec le comité d’audit jusqu’à ce que toute plainte de ce type soit résolue à la satisfaction du comité d’audit.
11. Surveillance
À chaque réunion régulière du comité d’audit, le président du comité d’audit discute avec le comité d’audit (i) de l’état de toute enquête en cours et (ii) de la résolution de toutes les plaintes déposées au cours du trimestre précédent, que la plainte ait donné lieu ou non à l’ouverture d’une enquête officielle.
12. Conservation des plaintes et des documents
Le comité d’audit conserve tous les documents et dossiers relatifs à toute plainte pendant une période de sept ans. Il est illégal et contraire à la politique de la Société de détruire tout dossier pouvant faire l’objet d’une enquête par la Société ou par tout organisme gouvernemental ou réglementaire, ou être lié à une telle enquête.
13. Révision de la Politique
Le conseil d’administration examinera et évaluera la présente Politique de temps à autre et généralement sur une base annuelle afin de déterminer l’efficacité continue de la présente Politique.
| Date d’approbation : | 24 juillet 2026 |
| Approuvé par : | Conseil d’administration |
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