Le présent Code donne un aperçu des attentes de First Phosphate envers ses représentants et est complété par les autres politiques actuellement adoptées par First Phosphate ainsi que par les autres politiques que First Phosphate pourrait adopter de temps à autre.
Le Code sera mis à disposition sur le site Web de la Société. Le Code, tel qu'il s'applique aux hauts dirigeants financiers de la Société, constituera le « code d'éthique » de la Société au sens de l'article 406 de la Sarbanes-Oxley Act de 2002 et des règles adoptées en vertu de celle-ci.
Le présent Code s'applique à tous les représentants, et la réception de la plus récente version du présent Code sera réputée constituer votre acceptation et votre consentement à être lié par ses modalités.
Le conseil est responsable de la surveillance du respect du Code.
Des copies du présent Code sont mises à la disposition de toutes les personnes qui y sont assujetties. Toutes les personnes ou entités assujetties au Code seront informées de toute modification importante. Les nouveaux représentants recevront une copie du présent Code.
À titre de société ouverte, la Société doit communiquer de l'information financière et opérationnelle aux autorités canadiennes en valeurs mobilières, aux bourses, aux autorités fiscales fédérales et provinciales et à d'autres organismes de réglementation. Les registres financiers doivent refléter les faits réels et la nature réelle des opérations et activités de First Phosphate. Les pratiques comptables et d'information financière doivent être justes et appropriées, conformément aux Normes internationales d'information financière (« IFRS »). Toutes les opérations et activités de First Phosphate doivent être comptabilisées afin de permettre la préparation des états financiers conformément aux IFRS. Les registres financiers doivent refléter les faits réels et la nature réelle de ses opérations et activités. Les pratiques comptables et d'information financière doivent être justes et appropriées, conformément aux IFRS, et faire appel au meilleur jugement de la direction. First Phosphate s'attend à ce que ses employés des finances produisent (ou, selon le cas, aident à produire) et diffusent une information financière complète, juste, exacte, opportune et compréhensible dans ses rapports et documents, conformément aux IFRS.
Tous les représentants doivent traiter les actifs de First Phosphate, y compris toutes les données, informations (confidentielles ou non), dossiers, matériels, installations et équipements, avec la plus grande intégrité et en tenant dûment compte des intérêts des actionnaires et de toutes les autres parties prenantes. Les actifs de First Phosphate ne doivent pas être utilisés à des fins de gain ou d'avantage personnel. De plus, tous les représentants doivent agir de manière à protéger ces actifs contre la perte, les dommages, l'utilisation abusive, le vol et le gaspillage, et s'assurer qu'ils ne sont utilisés qu'à des fins commerciales légitimes.
L'information est un actif clé de First Phosphate. La politique de First Phosphate consiste à veiller à ce que les renseignements exclusifs et confidentiels de First Phosphate, y compris les renseignements exclusifs et confidentiels qui lui ont été confiés par d'autres, soient adéquatement protégés. Toute information confidentielle, y compris l'information concernant les activités, les actifs, les occasions d'affaires, les fournisseurs et les concurrents de First Phosphate, doit être correctement protégée contre toute divulgation volontaire ou involontaire.
Toutes les relations d'affaires menées pour le compte de First Phosphate, notamment avec ses porteurs de titres, clients, fournisseurs, concurrents et employés, doivent être conduites de manière à préserver l'intégrité et la réputation de First Phosphate. La politique de First Phosphate consiste à éviter les déclarations inexactes de faits importants, la manipulation, la dissimulation, l'utilisation abusive de renseignements confidentiels ou toute autre pratique illégale ou déloyale dans toutes les relations avec les porteurs de titres, clients, fournisseurs, concurrents et employés de First Phosphate.
Les représentants, dans l'exercice de leurs fonctions, doivent agir honnêtement et de bonne foi dans l'intérêt véritable de First Phosphate. Les représentants doivent éviter les situations comportant un conflit, ou un conflit potentiel, entre leurs intérêts personnels, familiaux ou commerciaux et les intérêts de First Phosphate, et doivent divulguer rapidement tout conflit ou conflit potentiel; dans le cas des administrateurs de First Phosphate, ils doivent s'abstenir de voter ou de prendre la parole sur les questions à l'égard desquelles ils sont en conflit.
Les représentants doivent exercer leurs fonctions et organiser leurs affaires personnelles d'une manière qui ne nuit pas à l'exercice indépendant de leur jugement. Aucune personne travaillant pour First Phosphate ou contractée par First Phosphate ne doit accepter, pour son propre compte ou pour le compte d'autrui, une rémunération financière de quelque nature que ce soit, ni aucun rabais spécial, prêt ou faveur, de la part de personnes, sociétés ou organisations ayant ou pouvant avoir des relations d'affaires avec First Phosphate.
Il est interdit aux représentants de s'approprier personnellement des occasions qui se présentent par l'utilisation des biens, de l'information ou du poste de la Société, et d'utiliser les biens, l'information ou le poste de la Société à des fins de gain personnel. Il leur est également interdit de faire concurrence à First Phosphate, directement ou indirectement, et ils ont le devoir envers First Phosphate de favoriser les intérêts légitimes de First Phosphate lorsque l'occasion se présente.
First Phosphate s'engage à offrir un milieu de travail permettant à tous les employés et consultants d'être recrutés et de poursuivre leur carrière sans aucune forme de discrimination injustifiée. Plus particulièrement, First Phosphate ne fera aucune discrimination fondée sur l'âge, la couleur, les croyances, le handicap, l'origine ethnique, le genre, l'état matrimonial, l'origine nationale, les convictions politiques, la race, la religion ou l'orientation sexuelle, sauf si cela est requis pour des raisons professionnelles permises par la loi. Chez First Phosphate, toutes les décisions d'emploi, y compris celles relatives à l'embauche, à la promotion, aux affectations de travail, à la rémunération, aux avantages sociaux et à la cessation d'emploi, ou à tout autre aspect des pratiques d'emploi de First Phosphate, doivent être fondées uniquement sur le mérite, lequel comprend les qualifications professionnelles d'une personne, ses contributions démontrées au travail et au milieu de travail de First Phosphate, ses compétences, ses capacités et son potentiel de croissance et de développement dans le contexte des besoins d'affaires de First Phosphate.
Tous les représentants ont le droit de travailler dans un environnement exempt de toute forme de harcèlement. Le fait de harceler un autre représentant constitue une infraction à la présente politique. Le harcèlement se définit comme toute conduite ou tout commentaire non désiré qui est intimidant, hostile ou offensant dans le milieu de travail.
Tout abus d'alcool ou de drogues légales (prescrites ou non prescrites), ou l'utilisation de drogues illégales, peut compromettre la sécurité et/ou le rendement au travail et est interdit dans le milieu de travail de First Phosphate. Aucun représentant ne doit se présenter sur le lieu de travail sous l'influence de l'alcool ou de telles drogues pouvant nuire à la sécurité et/ou au rendement.
Tous les représentants doivent adhérer à l'engagement de First Phosphate de mener ses activités et ses affaires d'une manière légale et éthique. Tous les représentants sont encouragés à s'adresser au personnel approprié de First Phosphate lorsqu'ils ont des doutes quant à la meilleure conduite à adopter dans une situation particulière, et à signaler toute violation ou violation présumée du Code, y compris conformément à la section 5 ci-dessus, ou de toute politique de First Phosphate. Les signalements de violations doivent être faits par les représentants à leur superviseur immédiat, s'il y a lieu, et au chef des finances de la Société ou au président du comité d'audit. First Phosphate interdit toute mesure de représailles contre tout dirigeant ou employé qui, de bonne foi, signale une violation possible. Il est inacceptable de faire un signalement en sachant qu'il est faux.
Le non-respect du Code peut entraîner de graves conséquences, pouvant inclure des mesures disciplinaires internes ou la cessation de l'emploi ou des arrangements de consultation sans préavis. La violation du Code peut également contrevenir à certaines lois canadiennes et/ou autres; s'il semble qu'un représentant a pu contrevenir à de telles lois, First Phosphate peut transmettre le dossier aux autorités réglementaires appropriées, ce qui pourrait entraîner des pénalités, des amendes ou une peine d'emprisonnement.
Tous les représentants recevront le Code au moment de leur embauche et devront reconnaître et certifier leur conformité au Code. Le Code doit être certifié annuellement par les représentants.
Le conseil examinera et évaluera le présent Code de temps à autre, et généralement sur une base annuelle, afin de déterminer si le présent Code permet efficacement d'assurer que les activités et les affaires de First Phosphate sont menées avec honnêteté, intégrité et conformément aux normes éthiques et juridiques les plus élevées.
Si vous avez des questions sur la manière dont le présent Code devrait être appliqué dans un cas particulier, veuillez communiquer avec le chef de la direction.
Toute dispense au présent Code visant un administrateur ou un membre de la haute direction de First Phosphate ne peut être accordée que par le conseil. Toute telle dispense doit être divulguée dans la mesure et de la manière exigées par les lois applicables ou les règles et règlements des bourses. En ce qui concerne toute dispense à une disposition du Code pour un employé qui n'est pas administrateur ni membre de la haute direction, cette dispense doit être approuvée par le conseil ou par le conseiller juridique de la Société.
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